Менежментийн толь бичигт СЕО нар манлайллын илэрхийлэл болдог. Компаний хувьд эрх мэдэлтэй байдаг ч маш их хариуцлага хүлээсэн хүмүүс юм. Мэдээж хэрэг СЕО нар маш нөөц ихтэй байдагч цор ганц нөөцийн хомсдолтой нүүр тулдаг. Уг нөөц нь цаг хугацаа юм.

СЕО нар байгууллагынхаа бүх ажлыг хариуцаж хийх хангалттай цаг байхгүй ч байгууллагынхаа бүх ажилд хариуцлага хүлээх үүрэгтэй байдаг.

Тиймээс СЕО нар өөрийн цаг болон оролцоогоо үр дүнтэй хувиарлах хэрэгтэй. Зөвхөн өөрөө үр дүнтэй ажиллахын тулд биш байгууллагынхаа гүйцэтгэлд энэ нь нөлөөлнө. Түүнчлэн бусад ажилтнуудад зөв үлгэр дууриалал болдог.

Уг асуудал дээр үндэслэн 1973 онд Хэнри Минзберг 5 өдрийн турш 5 гүйцэтгэх захирлыг ажиглаж богино хугацааны судалгаа явуулсан.

2006 онд эхлүүлсэн бидний судалгаагаар уртасгасан хугацаагаар СЕО нарын цаг хуваарилалтыг судалсан. Судалгаандаа 25 эрэгтэй, 2 эмэгтэй хүнээс бүрдсэн 27 гүйцэтгэх захирлыг 3 сарыг 1 улирлаар тооцон цаг хувиарлалтыг нь хянажээ. Эдгээр компаниудын жилийн дундаж орлого судалгааны явцад 13,1доллар болсон байна.

СЕО нарын туслахуудад 7 хоногийн 7 өдөр 24 цагаар 15 минут тутамд захирлуудынхаа ажлыг тайлагнах маягаар явсан. Үүнд СЕО нарын хувийн амьдралын хэв маяг ч багтсан. Бүхэлдээ 60,000 гүйцэтгэх захирлын мэдээллийг цуглуулж судалсан.

Судалгааны үр дүнгээс харахад гүйцэтгэх захирлуудын цагаа зохицуулах нь хамгийн том асуудал болж байна.

Уг нийтлэлд бид 3 зүйлийг хийнэ:

1. Мэдээлэлд анализ хийнэ.

Гүйцэтгэх захирлууд ажилдаа болон хувийн амьдралдаа хэдэн цаг зарцуулдаг вэ? Хурал цуглаанд болон ганцаараа бодож эргэцүүлэхэд хэр их цаг зарцуулдаг вэ? Хэдий хугацаанд мэйл илгээж, хэдий хугацаанд амьд харилцаанд ордог вэ? Компаниас гадуур их цаг зарцуулдаг уу, дотоод ажилдаа их цаг зарцуулдаг уу? Харилцагчиддаа их цаг зарцуулдаг уу, хөрөнгө оруулагчиддаа их цаг зарцуулдаг уу?

2. СЕО нар олон үүрэг хариуцлагаа биелүүлэхийн тулд цагаа хэрхэн үр дүнтэй удирдах талаар зөвлөгөөг санал болгоно.

Бидний ажиглалтаас харахад манлайлагчдын цаг хувиарлалт харилцан адилгүй байдаг.

3. Гүйцэтгэх захирлын ерөнхий үүргийн талаар харуулна.

СЕО нар олон үүрэг даалгаврыг гүйцэтгэх шаардлагатай байдаг учир цагаа зөв зохистой хувиарлах нь тэдний хувьд маш чухал юм.

Уг ажилд бүх цаг хугацаа, анхаарлаа зарцуулдаг

СЕО нар цаг үргэлж ажлаа хийх ёстой ба, хийснийгээ үргэлж давуулж ажиллах хэрэгтэй болдог. Судалгаанд хамрагдсан удирдлагууд дунджаар өдөрт 9,7 цаг ажилладаг. Долоо хоногийн 79%-г, амралтын өдрийнхөө 70%-ийг ажилдаа зарцуулдаг. СЕО нарын ажил тасралтгүй үргэлжилдэг гэдэг нь эдгээр үзүүлэлтээс харагдаж байна.

СЕО нарын ажлын бараг л тэн хагас нь буюу 47% нь ажлын байранд өнгөрдөг. Бусад хугацаа нь бусад компанид зочлох, уулзалт хийх, аялах, гэртээ байх хугацаа болно. Судалгаанд хамрагдсан гүйцэтгэх захирлууд долоо хоногт дунджаар 62,5 цаг ажилладаг байсан. Шударга бус санагдаж байгаа ч энэ тэдний ажил. Бүх ажлаа зохицуулахын тулд цагаа оновчтой хувиарлах хэрэгтэй.

Хувийн амьдралдаа цаг гарга

Амьдралынхаа бүхий л цагийг ажилдаа зарцуулж магадгүй тул СЕО нар эрүүл мэнд, харилцаа, гэр бүл, найз нөхдийнхөө төлөө ажилдаа хязгаар тогтоох ёстой. Судалгаанд хамрагдсан захирлууд үүнийг хүлээн зөвшөөрсөн. Тэд өдөрт дунджаар 6,9 цаг унтаж, тогтмол дасгал хөдөлгөөн хийж, ажлынхаа 9% буюу өдөрт 45 минутыг ажиллахгүй байхыг зөвлөж байна. Ажлыг эрч хүчтэй тогтвортой байлгахын тулд СЕО нар тамирчин шиг байх хэрэгтэй. Энэ нь эрүүл мэнд, бие бялдар, амралтдаа цагаа хувиарлана гэсэн үг. Гүйцэтгэх захирлын ажилд эрүүл мэнд, бие махбодийн эрүүл мэнд нэн чухал.

Тэд биечлэн уулзаж ажилладаг

Судалгаанаас харахад СЕО-н ажлын цагийн 61% нь биечлэн уулзах харилцаанаас бүрддэг. Цагийнхаа 15%-г нь утсаар ярих, мсж бичихэд зарцуулдаг. Үлдсэн 24% нь электрон харилцаанаас бүрддэг.

И-мэйлээр хэт их харилцахаас зайлсхий.

И-мэйл нь биечилсэн уулзалтыг багасгаж, бүтээмжээ нэмэгдүүлэхэд удирдлагуудад тус болдог гэж үздэг. Гэвч бодит байдал дээр энэ нь үр дүнгүй бөгөөд цагаа бүтээмжтэй ашиглахад саад болдог.

Ихэнх мэйлүүд СЕО нарт хамааралгүй бөгөөд үйл ажиллагаа алдагдахад хүргэдэг гэдийг ойлгох хэрэгтэй. Мөн захирлууд шөнөөр, амралтын өдрүүдээр эсвэл амралтаараа мэйл явуулдаг бол буруу хэм хэмжээг тогтоож шаардлагагүй харилцааг үүсгэдэг. Үүнээс үүдэж байгууллагад цахилгаан хэрэгслийг хэт их хэрэглэдэг муу зуршил бий болно. Тиймээс СЕО нар мэйл хүлээж авах, хариулах шаардлагатай дүрэм журам тогтоох нь нэн чухал юм.

Тэд хийх ёстой зүйлсээ мөрддөг

Гүйцэтгэх захирлууд олон тооны баг, үүрэг даалгавар, олон шийдвэрийг хянаж байдаг. Тодорхой, үр дүнтэй хийх ёстой зүйлс нь СЕОн цаг зарцуулалтыг оновчтой болгодог учир хийх ёстой ажлын жагсаалтаа ил ойлгомжтой байлгах хэрэгтэй. Ерөнхийдөө бол хийх ёстой ажлын жагсаалтаа тодорхой болгох нь СЕО нарын хувьд чухал хэрэгсэл юм. 

Хийх ёстой зүйлсээ сайжруулах.

Гүйцэтгэх захирлууд топ ажлууддаа цагаа хувиарлах нь маш чухал бөгөөд улирал бүр ажлын хуваарь нь хувийн төлөвлөгөөнд нийцэх эсэхийг эргэцүүлэн бодохыг зөвлөж байна. Мөн одоогийн нөхцөл байдлаа хийх ажлын жагсаалтдаа тусгаж шинэчлэх хэрэгтэй.  СЕО нар өөрийн ажлын төлөвлөгөөгөө ажилтнууддаа нээлттэй байлгах нь үр дүнтэй.

Нээлттэй байх.

СЕО нар цагийнхаа 36%-г реактив төлөвт гадаад болон дотоод нээлттэй асуудлуудыг зохицуулахад зарцуулдаг. Ихэнх гүйцэтгэх удирдлагууд эдгээр асуудлыг хэрхэн, хэзээ шийдвэрлэх, хэр их хугацаа орох талаар тодорхойлох гэж яардаггүй. Заримдаа яаралтай шийдвэрлэх ёстой асуудлууд эхэндээ өчүүхэн мэт санагдавч СЕО нар анхаарал хандуулахгүй бол том асуудал болчихдог. Тиймээс эдгээр нээлттэй нөхцөл байдалд тохирсон хариултуудыг олох нь чухал юм.

Мөн СЕО нар гэнэтийн хямралд дасан зохицох аргаа олох хэрэгтэй. СЕО нарын 89% нь хямралыг шийдвэрлэхийн тулд цагаа зарцуулдаг. Хямрал нь гүйцэтгэх удирдлагын манлайлалд чухал цаг мөчийг бий болгох чадалтай. Үүнтэй холбогдохын тулд СЕО нар ил тод, оролцоотой байх хэрэгтэй.  Нээлттэй, шударга байхын тулд шүүмжлэлээс зугтахаас зайлсхийдаг, хүмүүст нөлөөлж чаддаг, нэгтгэж чаддаг, итгэлийг бий болгож чадаг байх хэрэгтэй.

Тогтсон хэмнэл, дадалдаа хязгаар тогтоох.

СЕО нар ажлынхаа 11%-г тогтсон дэг журам, дадалдаа зарцуулдаг. Эдгээр үйл ажиллагаа нь гүйцэтгэх захирлуудын хувьд тогтмол биш байсан учир үүнд хурал, орлогын дуудлага, хөрөнгө оруулагчдын өдрүүдийг үнэлж дүгнэх юм. Үйл ажиллагааны дүгнэлт нь СЕО нарын тогтсон ажлуудын хамгийн голлох үүрэг даалгавар юм.

СЕО нарын “заавал хийх зүйлс” мөн тогтмол биш байдаг. Нэгдүгээрт, заавал хийх зүйлсэд шинэ ажилтнуудтай мэнд мэдэх гэх мэт зан үйл орно. Энэ нь бэлэг тэмдэгийн үүрэг гүйцэтгэж байгууллагын үнэт зүйлс, соёлыг бэхжүүлэхэд тусалдаг. Ямар үйл ажиллагаанд оролцохоосоо хамаар СЕО нар харилцааны хэв маягаа сонгоно гэсэн үг.

Тэд шууд тайланд хэт их найддаг

Гүйцэтгэх захирлуудын шууд тайлан нь компаний ахлах удирдлагууд болон хамгийн чадварлаг менежерүүдээс бүрддэг. Эдгээр нь бизнесийн бүх гол элементүүдийг хамарч, гүйцэтгэх захирлуудад зорьсондоо хүрэх гайхалтай боломжийг санал болгодог. Удирдах баг хамтарч ажилласнаар СЕО-г компаниа нэгтгэж зорьсондоо хүрэхэд туслах цавуу болж чадна.

СЕО нар дотоод ажилтнуудтайгаа өнгөрөөж буй цагийнхаа 46%-г хэн нэгэнд юм уу шууд тайланд зарцуулдаг. Үүнийхээ 21%-г зөвхөн шууд тайланд зарцуулдаг. Эдгээрээс харахад СЕО нар өөртөө илүү итгэлтэй байгаа үедээ тайлантайгаа зууралдах магадлал өндөр байсан.

Удирдлагын багийн гишүүн бүр гүйцэтгэх захирлынхаа бүрэн итгэл, дэмжлэгийг олж авах чадвартай байх нь чухал. Багийн сул тал СЕО-н үр дүнг ихээхэн бууруулдаг. Учир нь тайлантай хэтэрхий их зууралдаад байх нь цаг хугацааг хий дэмий үрдэг. Судалгааны явцад олон СЕО нар одоодоо анхаараад ирээдүйд тийм ч их анхаарал хандуулж чаддаггүй гэжээ.  

Гүйцэтгэх захирлууд удирдлагын багтаа олон ажлаа хариуцуулж өгч болох ба ингэснээр цаг ашиглалтаа илүү үр дүнтэй болгоно. СЕО нар шууд тайлангаа тогтмол шалгаснаар үйл ажиллагаагаа хянахад хялбар байна.

Бусад менежерүүдтэй холбоотой байх

Судалгаагаар СЕО нар доод түвшний менежерүүддээ бага буюу цагийнхаа 14% зарцуулдаг ба энгийн ажилтнууддаа бүр бага буюу цагийнхаа 6%-г зарцуулдаг байна. Гүйцэтгэх захирлууд бүх түвшний ажилтнууддаа холбоо тогтоох арга замыг хайж олох, харилцахад хялбар байх ёстой.

Энгийн ажилтнуудтай шууд харилцаа тогтоосноор байгууллага болон ажилтнуудаа илүү бодитоор харахад тусалдаг. Бүх түвшний ажилтнуудтай харилцаа холбоо тогтоосноор СЕО ажилтуудын итгэлийг хүлээж чадна. Энэ нь ажилтнуудыг идэвхжүүлэх, тэдний дэмжлэгийг авахад ихээхэн ач холбогдолтой юм.

Үйл явцыг мэддэг байх

Энгийн ажилтнуудад цаг зарцуулах нь байгууллагын дотоод үйл явцын талаарх мэдээллийг олж авах чухал хэрэгтэй арга зам болно.

Тэд нээлттэй нэгдмэл тогтолцоог ашиглан удирдан зохион байгуулдаг.

СЕО нар өөрөө хэт их зүйл хийхээс зайлсхийх ёстой. Ихэнх шийдвэрийг шууд юм уу баталгаатай болгох боломжгүй. Харин үүний оронд байгууллагад сайн сонголт гаргахад тус болох үйл явц, бүтцийг бий болгох хэрэгтэй. Байгууллагын чадавхийг бэхжүүлэхэд бусад ажилтнуудын ажлыг мэдээллэж, дэмжиж, нэгтгэж чадна.

Хамгийн хүчирхэг нэгдмэл тогтолцоонд стратеги – СЕО нарын ажлынхаа цагийн 21%, үйл ажиллагаа болон бизнесийн нэгжийн үнэлгээ – 25%, хүн хүч, харилцаа холбооны хөгжил – 25%, бизнесийн хэрэгцээ шаардлагад тохирсон зохион байгуулалтын бүтэц, соёл – 16%,  компанийг нэгтгэх болон худалдан авах – 4% багтдаг.

Стратегийг тоноглох.

Гүйцэтгэх захирлын хамгийн хүчирхэг хөшүүрэг нь компанийг бүхэлд нь тодорхой, бүтэцтэй стратегийг батлах юм. Стратегид цаг зарцуулснаар СЕО компанид чиглэлийг бий болгож, үнэ цэнээ тодорхой болгоход тусалж, зах зээл дээр хэрхэн өрсөлдөх, өрсөлдөгчөөсөө ялгарах арга замуудаа тодорхойлж чадна. Стратегийг тодорхой болгохгүйгээр гүйцэтгэх захирал олон тооны тактикийн шийдвэрийг батална.

Томоохон компаниудын хувьд СЕО нарт стратегидаа зарцуулах цаг байдаггүй. Харин тэд стратегийг нийцүүлэх, боловсронгуй болгох, дамжуулах, батжуулах, хүмүүст таниулах ёстой.

Байгууллагын бүтэц соёлыг нэгтгэх

Компаний зүгээс зохих шийдвэрийг гаргахын тулд байгууллагын бүтэц, зохион байгуулалт нь компаний стратегид нийцсэн байх ёстой. Байгууллагын соёл нь стратеги бэхжүүлэх, байгууллагын үйл ажиллагаад нөлөөлөх нэг хөшүүрэг болно. СЕО байгууллагын соёлыг маш олон аргаар нийцүүлж чадна.

Үйл явцыг төлөвлөх, хянах, сайжруулах

СЕО нь компанийн стратеги сайн хэрэгжих баталгааг өгөх ёстой. Энэ нь байгууллага маркетингийн төлөвлөгөө, үнэ, бүтээгдэхүүн хөгжүүлэлт, стратеги боловсруулах гэх мэт ажлыг гүйцэтгэх нарийн ширийн үйл явцтай тулгарах үед тохиолдоно. Компани шаардлагатай үйл явцын гүйцэтгэлийг хангаж байгаа эсэхийг хянахын тулд албан ёсны дүн шинжилгээ хийх нь чухал юм.

Гүйцэтгэх захирлууд хянан удирдаж чадахуйц тайланг хянуулахаа больсон тохиолдолд удирдлагын багийн бие даасан байдал, хариуцлагыг бууруулдаг.

Хүмүүс болон харилцааг хөгжүүлэх

Компанийн удирдлагийн хоолойг бий болгох нь гүйцэтгэх захирлын чухал үүрэг юм. Гүйцэтгэх захирлууд нь компанийн удирдлагуудын чанарыг сайжруулахад хувь нэмрээ оруулах, тэдний төлөө оролцох ёстой. Энэ үүргийг зөвхөн Хүний нөөцөд хариуцуулж болохгүй. Удирдлагын сонголт нь компанийн соёлыг тодорхойлоход чухал үүрэгтэй. Мөн харилцаа холбооны гүүр болох хэрэгтэй.

Тэд үргэлж уулзалт хийдэг

СЕО нар тасралтгүй хурал уулзалт хийдэг. Дунджаар судалгаанд хамрагдсан удирдлагууд долоо хоногт 37 удаа уулзалт зохион байгуулж, нийт ажлын 72%г зарцуулдаг.

Уулзалтыг илүү богино, илүү үр дүнтэй болгох

СЕО нар уулзалт бүрээ альд нь оролцвол тохиромжтой эсэх, үр дүнтэй эсэх, шилжүүлж болох эсэхээ тогтмол шүүж тунгаах хэрэгтэй. Гүйцэтгэх удирдлагууд уулзалтын хугацаанд онцгой анхаарах хэрэгтэй. Судалгаанаас харахад гүйцэтгэх захирлууд уулзалтынхаа 32%-д анхаардаг.  

Стандарт уулзалтын хугацааг богиносгох талаар дахиж анхаарах хэрэгтэй. Уулзалтын цагийг богиносгосноороо СЕОн үр ашгийг нэмэгдүүлж чадна. Бидний тайлбарласнаар Гүйцэтгэх захирлууд нэг цагийн уулзалтыг 30 эсвэл 15 минут болгож хасах боломжтой гэдгийг хүлээн зөвшөөрөв. Үр дүнг сайжруулахын тулд уулзалтын дүрмийг шинэчлэх хэрэгтэй: Уулзалт бүрийн хэлэлцэх асуудал тодорхой байх хэрэгтэй, нэг зүйлээ олон давтахаас зайлсхийх, оролцогсдыг бэлтгэлтэй байлгах.

Уулзалтын бас нэгэн чухал нь оролцогчдын тоо, бүтэц юм. СЕО нар дунджаар 42%г харилцан уулзалтад зарцуулдаг, 21%г 2-5 хүнтэй уулзалтад зарцуулдаг. 50 болон түүнээс дээш хүнтэй уулзалтад тэр бүрчлэн оролцоод байдаггүй ч 5%д нь зарцуулдаг байна.

Удирдлагуудын өөр нэг анхаарах зүйлс бол уулзалтад тохиромжтой хүмүүсийг цуглуулах боломжийг эрэлхийлэх ёстой. Гүйцэтгэх захирлын чухал үүргийн нэг хэсэг нь асуудал, шийдвэр, үйл ажиллагааны төлөвлөгөөний нийтлэг ойлголтыг авахын тулд дотоод болон гадаад бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг нэгтгэх юм. Тохиромжтой хүмүүсийг нэг газар цуглуулах нь уг нэгдлийг бий болгох хүчирхэг арга юм.

Энгийн, гэнэтийн байдлыг хүлээн зөвшөөрөх.

Гүйцэтгэх захирлуудын цагийнхаа 75%г урьдчилан төлөвлөсөн байдаг. Уулзалтын тоог хянах нь чухал үед СЕО нар гэнэтийн үйлдлийг хийх хэрэгтэй. Гэнэтийн бөгөөд энгийн байх нь СЕО нарын эрх мэдлийг нэмэгдүүлдэг.

Ганцаараа байхад цаг гаргах.

СЕО нар цагийн хувиартай чөлөөт цаг гаргах нь чухал юм. Судалгаагаар СЕО ажлын цагийнхаа 28%г ганцаараа өнгөрүүлдэг. Гэхдээ энэ хэмжээ нь 10-48% байх хэрэгтэй.

Оффисоос гадуур ганцаараа цаг өнгөрөөх нь онцгой ач холбогдолтой.

 Тэд харилцагчиддаа тоглолт үзүүлдэг.

Судалгаагаар СЕО нар цагийнхаа 70%г дотоод ажилтнууддаа, 30%г харилцагчиддаа зарцуулдаг. Үүнийхээ 16%г бизнесийн түншүүдтэйгээ /хэрэглэгч, нийлүүлэгч, банкир, хөрөнгө оруулагч, зөвлөх, өмгөөлөгч, сурталчилгаа/, 5%г ТУЗн гишүүд, 9%г гадны үүрэг даалгавар /удирдах зөвлөл, салбарын бүлгүүд, хэвлэл мэдээлэл, засгийн газар, олон нийтийн буяны, сайн дурын үйл ажиллагаа/ зарцуулдаг.

Хэрэглэгчиддээ цаг гаргах

СЕО нар үйлчлүүлэгчиддээ цагийнхаа 3%г зарцуулдаг гэх судалгаа гарсан. Харилцагчиддаа зарцуулах хугацаа дотоод үүрэг хариуцлагын асар том хүрээг хамардаг. Хэрэглэгчид компанийн үйл явц, салбарын трэнд, өрсөлдөгчидийнхөө талаарх бие даасан мэдээлэл авах үндсэн эх сурвалж болдог. Зарим СЕО нар хэрэглэгчиддээ гаргах цагаа системтэй хуваадаг.

Хөрөнгө оруулагчиддаа гаргах цагаа хязгаарлах

Дунджаар СЕО нар цагийнхаа 3%г хөрөнгө оруулагчиддаа зарцуулдаг. Гэхдээ тэд илүү цаг зарцуулах хүсэлтэй байдаг гэнэ. Гэхдээ энэ нь төдийлөн үр дүнтэй биш юм.

Гадны бус үүрэг хариуцлагаас хязгаарлах.

Гүйцэтгэх захирлууд бизнесийн үйл ажиллагаатай шууд холбоогүй гаднах үйл ажиллагаануудаас холдох нь эрсдэлтэй байдаг. Иймэрхүү үйл ажиллагаа нь СЕО нарын цагийн 2%г зарцуулдаг. СЕО бизнесийн группуудэд зарцуулах цагаа анхааралтай авч үзэх хэрэгтэй.

Захирлууддаа цаг гаргах.

Гүйцэтгэх захирлууд удирдах зөвлөлтэйгээ хамт цагийн өнгөрүүлэх нь чухал ач холбогдолтой болохыг ойлгосон. Бидний судалгаагаар захирлуудын нийт цагийн 5% нь удирдлагуудтай харилцахдаа зарцуулдаг. Удирдах зөвлөлийн уулзалтаас гадна удирдлагатайгаа ганцаарчилж уулзах цаг гаргах нь чухал.

СЕО-н үүрэг хариуцлага, нөлөөллийн хэмжүүр

СЕО нарын үүрэг хариуцлагын түвэгтэй байдлыг илэрхийлсэн цаг ашиглалтын мэдээлэлтэй танилцлаа. Гүйцэтгэх захирлуудын үүрэг хариуцлагын талаар судалж үзээд нөлөөллийн 6 хэмжүүрийг тодорхойлсон.

СЕО-н нөлөөллийн хэмжүүрийг удирдах

Michael E. Porter is a University Professor at Harvard, based at Harvard Business School in Boston.

Nitin Nohria is dean of Harvard Business School.