Ажлын цагаа илүү үр дүнтэй ашиглахыг хүсч байна уу? Та цор ганц ийм хүсэлтэй хүн биш юм. Хүн бүр л ажилдаа амжилт гаргаж, ажлын бүтээмжтэй байхыг хүсдэг боловч санасандаа хүрч чаддаггүй.

Цагийн менежмент бол таны хувийн зохион байгуулалттай салшгүй холбоотой зүйл юм. Хувийн зохион байгуулалтаа дээшлүүлж, ажилдаа бүрэн төвлөрч зарчимч байж чадсанаар таны хамгийн том давуу тал болно.

Цагаа зөв ашиглах, цагийн менежментээ сайжруулахад тус болох үүднээс дараах зөвлөгөөг хүргэж байна

1. Хийх ажлаа үргэлж төлөвлө

Хийх ажлынхаа төлөвлөгөөг байнга бичиж түүнийгээ баримтлан үргэлж шинэчилж бай. Нэн тэргүүний, үгүй ч бай бүх төлөвлөгөөгөө тэмдэглэснээр ажлаа мартах, анзааралгүй өнгөрөөх асуудлаасаа ангижирч чадна. Тэмдэглэлээ үргэлж биедээ авч яв. Түүнчлэн гэнэтийн юу ч тохиолдож болзошгүй учраас төлөвлөсөн ажлуудаа түр хойшлуулах, магадгүй цуцалж болохыг санаарай. Юу ч хийхгүй байхын оронд “Гүйцэтгэлийн үнэлгээг бэлтгэх” гээд дараах зүйлсийг жагсааж бичээрэй

• Ажилчдын ажил таслалт болон хийдүүлэлтийг судлах
• Хувийн мэдээллийг нь үзэх
• Ажиллагсадын зорилгыг тодруулах
• Үүрэг даалгавар өгөх
• Гүйцэтгэлийн үнэлгээний бичиг баримтыг бэлтгэх
• Ажиллагсадтай уулзаж үнэлгээний тухай хэлэлцэх

2. Цагаа хуваарилах

Үүрэг даалгаваруудаа цаг хугацаатай нь тэмдэглэлдээ оруулж, ямар ажлыг хэзээ дуусгах ёстойгоо тодорхой тэмдэглэн хөтлөх хэрэгтэй. Хэрвээ танаас хамаарах бүх зүйл бэлэн байхад ямар нэгэн хэмжээгээр цагаа үр ашиггүй өнгөрүүлэх гээд байвал өөр зүйлд цагаа зарцуулж болно. Жишээ нь хурал хийхээр түншүүдээ оффистоо хүлээж байх хоорондоо интернетээс мэдээлэл авах гэх мэтчилэн.

3. Дуусах хугацааг нарийн тогтоож баримтлах

Ямар ч ажлын дуусах цагийг бодитоор тооцож уг хугацаандаа хийж гүйцэтгэхийг хичээгээрэй. Аливаа ажлыг хийхэд төлөвлөсөнөөсөө илүү цаг хугацаа зарцуулдаг. Та амралтынхаа өмнөх өдрөө хэн нэгэнд үүрэг даалгавар өгч, шийдвэр гаргах бичиг цаасны яаралтай ажилд дарагдсан тохиолдол бий юу? Тийм бол энэ нь маш их дарамтан дунд олон ажил амжуулах хэрэгтэй болох ба ингэснээрээ та бидэнд зохион байгуулалтаа улам сайжруулах шаардлагатай болдог.

4. Цагаа зөв ашиглах

Цагаа дэмий үрэхээс зайлсхий. Зөвхөн чухал үед л мейлээ шалгаж мөн утсаар ярих, дуут шуудан илгээх гэхчилэн зүйлсийг өөртөө саад болохооргүй үед л хийж байх хэрэгтэй. Хэрвээ боломжтой бол цахим шуудангаа цөөн удаа шалгаж хариу илгээх, хадгалах, устгах гэхчилэн эмх цэгцтэй байх хэрэгтэй.

5. Зохион байгуулалттай байх

Ширээн дээрх, компьютерийнхээ хард дискэн дэх, цахим шуудан дахь файлуудаа эмх цэгцтэй байлга. Ингэснээрээ та тэдгээрийг эрж олоход бага хугацаа зарцуулна. Бид алга болсон мэдээллийг олохын тулд дэндүү их цаг зарцуулдаг. Бенжамин Франклин “Бүх зүйлсийг байх ёстой газар нь л байлга” гэсэн байдаг.

6. Зорилготой бай

Ширээн дээрээ ямар нэгэн зүйл хамаагүй орхиж болохгүй. Хурал, уулзалтаас авчирсан чухал мэдээлэл, захидлуудаа ширээн дээрээ хам хум хаяж байсан тохиолдол бий юу? Хэн нэгнээс болоод та цагийн хуваариа алдах тохиолдол байсан байж магадгүй юм.

7. Тасалдалуухаас зайлсхийх

Өрөөнийхөө хаалгыг үргэлж хаалттай байлгахыг хичээ. Хэрвээ хаалга тань нээлттэй байвал хамтран ажиллагсадтайгаа ярилцахад үргэлж саад хийх болно. Хэрвээ таныг ярилцах завгүй байхад түнш чинь таны ширээн дээр ирвэл дараа ярилцах боломжтой цаг гарах хүртэл хүлээхийг хүсэх хэрэгтэй.

8. Хамтран ажиллах

Оновчтой багийн ажиллагаа. Хамтран ажиллагч тань таныг ажлаа цагтаа дуусна гэдэгт итгэж байгаа болохоор ямар нэгэн саатлаас аль болох зайлсхийж байх хэрэгтэй. Та ч бас тэдэнд адилхан итгэл хүлээлгэх ёстой. Ажлын цагаар ямар нэг хэмжээгээр нөөц цаг төлөвлөх хэрэгтэй. Учир нь ямар ч ажлын үед төлөвлөж байгаагүй саад тохиолдох нь элбэг байдаг. Хэрвээ таны илтгэлийн өдөр 25-нд төлөвлөгдсөн байгаа бол та үүнтэй холбоотой бүх зүйлсийг 23-нд бэлэн болсон байхаар төлөвлөх хэрэгтэй.

9. Хэрэгцээгүй зүйлсээс зайлсхийх

Танд ямар ч шаардлагагүй атал өөр хэн нэгний ажлын тайланг сонсож үзэхэд цагаа дэмий зарцуулж байвал үүнийг үтэр түргэн зогсоо. Маш олон хүмүүс үнэт цагаа бусдын ажлын тайланг сонсох болон уншихад зарцуулдаг. Хэрвээ хамтран ажиллагсадын тань ажлын үүрэг хариуцлага эсвэл судалгаа нь таны өдөр тутмын ажил, гүйцэтгэл, зорилгод нөлөө үзүүлэхгүй байвал та маш түргэн хугацаанд хэлэлцүүлэг хийх хэрэгтэй.

10. Чухал биш уулзалтуудыг цуцлах

Үнэхээр чухал уулзалтыг хэвээр үлдээ. Эдгээр уулзалтууд нь ажилтай зайлшгүй чухал холбоотой бол тухай бүр цагт нь эхэлж, дуусгаж байхыг хичээгээрэй. Хэрвээ та 7 хоногийн бүхий л ажлын тайлан хурлуудад биеэр байх шаардлагагүй бол энэ тухай даргадаа эртхэн учирлаж хэлээд өөр зүйлд цагаа ашиглах хэрэгтэй.

11. Өөрийгөө завгүй байлгах

Анхаарлаа төвлөрүүл. Ажлын хугацаанд өөрийнхөө ажлын ур чадварыг хамгийн сайнаараа байлга. Хэрвээ боломжтой бол хоёр ба түүнээс олон зүйлд ээлжилж анхаарлаа төвлөрүүлэн ажиллах хэрэгтэй. Өөр өөр ажлууд дээр зэрэг ажиллах нь таныг үргэлж завгүй байхад эерэг нөлөө үзүүлдэг. Нөгөөтэйгүүр энэ нь таны толгойг идэвхтэй ажиллуулах ба ирээдүйд хэрэгтэй юм.

12. Ажлаа болгоомжтой сонгох

Хийж буй ажил тань компанид үнэ цэнэтэй гэдгийг ухамсарлаж бүхий л ур чадвараа дайчлан ажилла. Магадгүй энэ нь танд зарим нэг илүү ажлаас өөрийгөө авч гарах сайхан шалтгаан болж болно. Амжилттай бизнесменүүд хэрхэн үгүй гэж хэлэхээ мэддэг. Өөрөөсөө “энэ ажил үнэхээр миний кареерийг өсгөж өгөх үү?”, “би энэ ажлыг авсанаараа чухал цагуудаа үрэх юм биш биз?” гэж асуу. Үнэхээр та хэрэгцээгүй зүйлд үгүй гэж хэлж чадвал хамт олноосоо хүндлэл хүлээнэ. Учир нь таны үгүй гэдэг хариулт дэмий зүйлд цагаа үрэхгүйгээр өөрийнхөө ажлыг үр дүн сайтай хийж чадах хүн гэдгээ тэдэнд үндэслэлтэйгээр мэргэжлийн байдлаар тайлбарласан хэрэг юм.

13. Хойш тавихаа болих

Ажлыг хойш тавина гэдэг бол хүн төрөлхтний маш том муу зуршил. Төлөвлөгөөгөө өөрчлөлтгүйгээр ажлынхаа илүү зугаатай өөр хэсгээс хийж өмнөхөөсөө түр хугацаанд татгалз. Хэрвээ та ганцаараа ажиллах шаардлагатай ажил байвал түүнийгээ өглөө хамгийн түрүүнд хийж заншаарай. Учир нь өглөө эрт танд саад болох зүйл цөөхөн байдаг. Ажлыг хойш тавьж, хугацаа хожимдуулж байгаа бол өөрийнхөө ажилд мөн кареерийнхаа зорилгод, өөрийнхөө давуу талууд, сонирхлоо дахин олж хар. Ажлыг хойш тавих зуршил танд үргэлж сэтгэл дундуур байдлыг л бий болгох аюултай.

14. Өөрийгөө урамшуулах

Цагийн менежмент гэдэг зөвхөн ажилтай холбоотой зүйл биш бөгөөд энэ нь амарч зугаалахтай ч бас холбоотой. Хэрвээ та нэг ажлаа дууссан бол хэрхэн тэмдэглэх талаар төлөвлө. Өөрөөр хэлбэл та инженерийн тайлан тооцоо, төлөвлөлт ч юмуу эсвэл шинэ бүтээгдэхүүн гаргасан бол үүнийгээ тэмдэглэж сайхан кофе ууж үдийн цайны цагаа өнгөрүүлж болно.

15. Амжилтандаа цаг гарга

Харин одоо цагаа хэрхэн өнгөрүүлж байгаагаа анхааралтай ажигла. Амжилттай явж буй бизнесменүүдээс цагаа хэрхэн төлөвлөж цагтай яаж уралдаж байгаагаас суралцаарай. Ажлаа хойш тавихаас зайлсхийж зохион байгуулах арга туршлагаа нэмэгдүүлэхэд анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй. Тэгвэл та тун удахгүй амжилтанд хүрч хүссэн бүхнээ биелүүлж чадна. Амжилт гэдэг зөвхөн шургуу ажиллаж цагаа хэрхэн төлөвлөхөө мэддэг хүмүүст л ирдэг зүйл.

Эдгээр цагийн менежментийн зөвлөгөөнүүдийг цаг алдалгүй хэрэгжүүлээрэй.