Цагийн менежмент гэж юу вэ?

Цагийн менежмент нь богино хугацаанд олон ажлыг илүү үр дүнтэй гүйцэтгэх боломжийг олгодог. Ажлаа хугацаанд нь биелүүлэх гэж цухалддаг хүмүүс цаг төлөвлөх урлагт суралцсанаар тэдний ажил мэргэжлийн талбарт дараах эерэг үр дүнг үзүүлдэг.

• Ажлын ахисан түвшний менежмент
• Өндөр бүтээмж
• Стрессээс ангид байдал
• Ажил амьдралын тэнцвэрт байдал

Эсрэгээрээ цагаа үр бүтээмжтэй төлөвлөж чаддаггүй хүмүүс дараах таагүй үр дүнд хүрдэг.

• Хугацаандаа амжихгүй байх
• Шаардлага үл хангах гүйцэтгэл
• Стресс
• Ажил амьдралын тэнцвэрт бус байдал
• Эрч хүчгүй болох

Цагийн менежментэд гарамгай нэгэн нь олон ажлыг зэрэг амжуулж өөрийнхөө хүссэн зүйлийг сэтгэл амар хийдэг бол энэ талын мэдлэг хомс нэгэн нь өмнөх ажилдаа төвөгшөөж байдаг. Энэ ч утгаараа цагийн менежментэд суралцах нь хувь хүмүүст өндөр ач холбогдолтой юм. Цагийн менежментийн ур чадвар нь цагийг зөв удирдахад тусалдаг олон төрлийн ур чадвартай холбогддог.

Үүнээс дурдвал:

• Зохион байгуулалттай байх
• Хийх ёстой зүйлээ эрэмбэлэх
• Зорилгоо тодорхой тавих
• Харилцааны өндөр ур чадвар
• Өдрийг үр дүнтэй төлөвлөх
• Даалгавар хуваарилах дадлага хийх
• Стрессийг эерэг аргаар зохицуулах

Тэгвэл цаг төлөвлөлтөө хэрхэн сайжруулах вэ?

1. Өглөө эрт босож өдрөө уртасгах

Хүн бүрд өдөрт 24 цаг олгогддог. Хэдийгээр энэхүү тоог бид ихэсгэж чадахгүй ч арай эрт боссоноор тухайн өдрийг бусдынхаас урт болгох боломжтой. Хүний бие хамгийн оновчтой энергийн түвшинд байхын тулд өдөрт 6-8 цаг унтах шаардлагатай.

Эхлээд сэрүүлгээ ердийнхөөсөө 15 минутын өмнө босохоор тохируулж яваандаа энэ хугацааг нэмэгдүүлэх хэрэгтэй. Энэхүү нэмэлт цагаа дасгал хийх, бясалгах, ажлаа төлөвлөх, түүнчлэн хоббигоо хөгжүүлэх зэрэгт ашиглаж болно. Аажмаар та өдөр тутмынхаа бүтээмжийг нэмэгдүүлэх бөгөөд тогтвортой цагийн менежменттэй болно.

2. Зорилго тавих – хүсэх биш хэрэгжүүлэх

Дийлэнх хүмүүс зорилгоо буруу тодорхойлсноос болж үр бүтээмжгүй байдалд хүрч эцэст нь шантардаг. S.M.A.R.T - Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound. - Тодорхой, Хэмжигдэхүйц, Хүрч болохуйц, Бодитой, Хугацаатай зорилго тавь. Эдгээр асуултуудад хариулагдах зорилгууд нь амархан сарнидаггүй бөгөөд таны ажил амьдралд жинтэй хувь нэмэр оруулна

3. Цаг хянах аппликейшн хэрэглэх

Цаг хянах аппликейшн нь ажил, даалгавар гүйцэтгэх явцад зарцуулсан хугацааг бүртгэх зорилготой юм. Жишээлбэл, хэрэв та төсөл дээр ажиллаж байгаа бол ProofHub aппликейшний тусламжтай цаг хугацаагаа үр дүнтэй ашиглахын тулд гол ажил болон бусад ажилд тооцоолол хийх боломжтой. Түүнчлэн хэр их хугацааг ямар сошиал платформд зарцуулж байгаагаа хянах бүрэн боломж олгодог тул цаг хянах аппликейшнийг хэрэглэж заншаарай.

Бусад апп: Rescue Time, Toggl Track, Harvest, ATracker, TrackingTime, RescueTime

 4. Хамгийн хэцүү ажлыг өглөө хий

Марк Твен нэг удаа "Өглөө бүр амьд мэлхий ид. Тэгвэл тэр өдөртөө чамд үүнээс муу зүйл тохиолдохгүй" гэж хэлсэн байдаг. Түүний санаа нь хамгийн чухал, хэцүү ажлыг өглөө хамгийн түрүүнд хийх явдал юм. Хэрэв танд хоёр ба түүнээс дээш мэлхий байгаа бол эхлээд хамгийн томыг нь идээрэй. Цаг хугацаа шаардсан хүнд ажлыг эхэнд гүйцэтгээд дараа нь бусад зүйлд анхаарлаа төвлөрүүлэх хэрэгтэй. Цагийн менежмент ба хийх ажлаа эрэмбэлэх нь зоосны хоёр тал мэт салгаж боломгүй нэг цул ойлголт юм. Та юуг хэзээ хийх ёстойгоо мэдэж байж л цагаа үр дүнтэй удирдаж чадна.

5. Өөрийн бүтээлч цагийг мэдэх

Зарим хүмүүс өглөө эрт гүн төвлөрдөг бол шар шувуу шиг шөнийн цагаар нам суух нэгэн ч байдаг. Тиймээс өдрийн ямар цагт юуг хийсний дараа хамгийн бүтээлч байдаг вэ гэдгээ анзаарч тэр цагтаа төлөвлөсөн ажлаа гүйцээх нь цагаа оновчтой зарцуулах менежментийн чухал хэрэгсэл болдог.

6. Анхаарал сарниулдаг зүйлсээс татгалзаарай

Ажиллаж, суралцаж байх үед имэйл, утасны дуудлага, сошиал медиа чат зэрэг нь хүний анхаарлыг дээд зэргээр сарниулдаг хүчин зүйлс юм. Эдгээрээс болж ажлын байран дээр жилд дунджаар 759 цагийг дэмий үрдэг гэсэн тооцоо бий. Нэгэнт анхаарал сарнисан бол буцаж төвлөрөхдөө багагүй хугацааг шаарддаг бөгөөд 60 минут шаардагдах ажлыг 3 цагаас илүү хугацаанд гүйцэтгэх эрсдэлтэй юм.

Та төвлөрөл шаарддаг эсвэл өндөр ач холбогдолтой ажил хийхдээ утсаа чимээгүй горимд тохируулж, интернэт холболтоо салгаарай. Ингэснээр та маш их цаг хэмнэж харьцуулшгүй өндөр бүтээмжтэй ажиллах болно.

7. Нэг зүйл дээр төвлөр – тооноос илүү чанар чухал

Нэг зэрэг олон ажлыг үр дүнтэй хийх нь гайхалтай хэрэг боловч үнэн хэрэгтээ судалгаанаас үзэхэд хүмүүсийн 98% нь олон ажлыг зэрэг хийхдээ цагаа дэмий үрж маш бага бүтээмжтэй ажилладаг байна. Анхаарлаа гурван өөр зүйлд хуваахын оронд нэг зүйл дээр бүхэлд нь анхаарлаа хандуулсан нь хамаагүй үр дүнтэй байдаг. Мөн хийх ажлууддаа цагийн хязгаарлалт тавих нь амжилттай дуусгах магадлалыг нэмэгдүүлдэг.

8. Онлайн календарь ашиглах

Эрт дээр үеэс хуанлийг цаг төлөвлөх үндсэн хэрэгсэл болгон ашиглаж ирсэн. Онлайн календарь бий болсноор чухал огноо, үйл явдлуудыг тэмдэглэх, сэрүүлэг тохируулах, эцсийн хугацаанаас өмнө сануулга ирүүлэх гэх мэтээр хүн цагаа хялбархан удирдах боломжтой болсон.

Онлайн календарийн гол онцлог нь нэмэлт программуудыг нэгтгэж хэд хэдэн төхөөрөмжөөс хандах боломжтой юм. Google Calendar, Outlook Calendar, Apple Calendar, ProofHub зэрэг олон сонголтоос сонгох боломжтой.

9. Урам зориг өгөх зүйлсээр өөрийгөө хүрээлүүл

Хийх ажлын урт жагсаалт гаргаад түүнийгээ дагаж мөрдөх нь залхуутай санагдаж болно. Энэ үед ширээнийхээ эргэн тойронд цагийн менежментийн эшлэлүүдийг наах эсвэл цаг төлөвлөлтийн тухай аудио ном сонсож өөртөө урам зориг, мотивац өгөх зүйлсийг эрэлхийлэх хэрэгтэй.

Чухал зүйлийг маргааш гэж хойшлуулсаар нэг л мэдэхэд цаг нь тулаад ирэхэд сандарч тэвддэг хүн олон байдаг. Хойшлуулах зан үйлтэй эвлэрч үүнийг амьдралынхаа нэг хэсэг болгож огт болохгүй. Үүнтэй тэмцэх хамгийн сайн арга бол ажлаа хэд хэдэн хэсэгт хуваах явдал юм. Ингэснээр уг даалгавар амархан мэт санагдах бөгөөд тухайн ажлыг эхлүүлэх хөшүүрэг болдог. Мөн хийх ажлаа тэр даруйд үйлддэг, өмнөө тавьсан зорилгоосоо ухардаггүй хүмүүсээр өөрийгөө хүрээлүүлэх нь тэднээс автоматаар суралцах, илүү идэвхтэй ажиллах нөхцөлийг бүрдүүлдэг.

10. Нойроо сайн авах

Өдөрт 6-8 цагийн бөх нойр авах нь сэргэг, эрч хүчтэй байхын үндэс болохоос гадна эрүүл амьдралын хэв маягт хувь нэмэр оруулдаг. Эсрэгээрээ, хангалттай амарч чаддаггүй бол чихрийн шижин, нойрны эмгэг, таргалалт зэргээр өвчлөх эрсдэл үүсгэдэг.

Хүний оюун ухаан, бие махбод сайн амарсан үедээ илүү оновчтой шийдвэр гаргаж, үр дүнтэй ажилладаг. Орой унтах болон өглөө сэрэх цагийнхаа хуваарийг гаргаж, түүнийгээ өдөр бүр ягштал дагаж мөрдөх хэрэгтэй. Calm, Sleep Cycle зэрэг аппликейшнууд нь сайн унтаж амарч байгаа эсэхэд хяналт тавьж, нойр хүрэхэд тусалдаг төдийгүй, өглөө сэрэхэд илүү төвлөрсөн байдаг.

11. 80/20 зарчим баримтлах

Паретогийн зарчим болох 80/20 зарчим нь нийт үр дүнгийн 80% нь  20% -ийн хүчин чармайлтаас үүдэлтэй гэж үздэг. Энэ зарчимд танд нэг их өөрчлөлт авчрахгүй ажлуудад цаг зарцуулахын оронд хамгийн чухал ажлуудад анхаарлаа төвлөрүүлэх нь цагийн менежментийн үндэс гэж үздэг.

12. 18 минутын арга турших

Брегман Партнерс хэмээх дэлхийн менежментийн зөвлөх фирмийн гүйцэтгэх захирал Питер Брегманы 18 минутын арга нь бидэнд цагаа чухал зүйлд төвлөрүүлэхэд саад болдог олон тооны цахим шуудан, утасны дуудлага, мессеж, уулзалтуудыг зохицуулах боломж олгодог.

Өглөө таван минут: Өнөөдөр амжилттай байхын тулд юу хийх ёстойгоо нарийвчлан тунгаан бодох. Дараа нь тухайн өдөр хийх зүйлсийнхээ жагсаалтдаа бодсон зүйлсээ тусгаж тэмдэглэх.

Цагт нэг минут гаргах: Анхаарлаа төвлөрүүл. Цаг тутамд сэрүүлэг тавьж, дохио дуугарахад Гүнзгий амьсгаа аваад сүүлийн нэг цагаа үр бүтээлтэй өнгөрөөсөн эсэхээ өөрөөсөө асуугаарай.

Орой таван минут: Компьютероо унтраагаад тухайн өдөр хэрхэн өнгөрснийг эргэн хар.

Энэхүү 18 минутын арга нь ажилдаа илүү бүтээмжтэй байж анхаарал сарниулах зүйлээс холдоход тусалдаг.

Эх сурвалж: ProofHub